Wir haben die Software 2011 erworben und müssen seither nur mehr die jährlichen Pauschalen für den Pflegevertrag bezahlen. Beiliegend findest du die damalige Leistungsbestellung. Die Lizenzen und die Umstellung unserer Word-Dateien auf Firesys sowie die Wartungspauschalen für die ersten 4 Jahre haben insgesamt 49 TEUR gekostet. Damals haben wir es nur für die Erstellung von unseren vier Konzernabschlüssen benötigt. Zwischenzeitig haben wir es innerhalb Österreich ausgerollt und die Software wird auch für die Erstellung der meisten Einzelabschlüsse der österreichischen Tochterunternehmen verwendet, womit immer mehr User erworben werden mussten und das Wartungspauschale gestiegen ist. In einigen Jahren wurden auch neue Module erworben. Die Vorteile aus der Nutzung dieser Software ersiehst du aus der Beilage Vergabebegründung…pdf, die eigentlich noch immer vorliegen. Der große Vorteil in der Software liegt darin, dass mit Word- und xls-Dateien gearbeitet wird und dass sich die Tabellen und Zahlen aus dem xls automatisch in das Word übernehmen lassen.
 
Der Vertrag wird immer für drei Jahre verlängert. Jedesmal wird kontrolliert, ob es alternative Softwarelösungen gibt, die besser und kostengünstiger sind. Wie schon im untenstehenden Mail dargestellt haben wir bei Workiva und Tagetik angefragt und die beiden Softwarelösungen sind bedeutend teurer, wobei beachtet werden muss, dass bei diesen Kosten die Aufwendungen für die Implementierung noch nicht dabei sind, denn die Implementierung muss durch lokale Beratungsunternehmen durchgeführt werden. Bei de letzten Vertragsverlängerung haben wir mehr Softwarefirmen gefragt und sind auch zum Ergebnis gekommen, dass Firesys günstiger ist. Zudem ersparen wir uns – wenn wir bei Firesys bleiben - die Kosten der nochmaligen Layoutierung, der Einschulungen und einen zeitaufwendigen Umstieg auf eine neue Softwarelösung, die nicht nur uns betrifft, sondern beinahe alle Bilanzbuchhalter in Österreich, die mittlerweile ihre Jahresabschlüsse auch mit Firesys machen. Mit Firesys können wir unsere bisherigen Arbeitsabläufe beibehalten. Sollten wir demnächst Lösungen für beispielsweise das Taggen von Berichten gem. ESEF oder für die Nachhaltigkeitsberichterstattung benötigen, bietet Firesys dazu passende Tools an. Zu guter Letzt wollen wir noch anführen, dass Firesys schon 2011 und auch jetzt noch die von uns geforderten Kriterien zur Gänze abdeckt.